Você já pensou como seria a vida atual sem os caixas eletrônicos e sem o acesso a sua conta corrente via Internet? Com o crescimento da população certamente viveríamos o caos.

Seriam filas intermináveis, erros e mais erros nas anotações e registros e muita confusão: muita dor de cabeça e a loucura instaurada.

Imagine agora os supermercados sem uma automatização da leitura de código de barras, sem computadores e sistemas que atendam a toda a população. O que já é um sacrifício, seria uma loucura.

Como controlar os estoques, como controlar os preços, custos e a demanda sem o auxílio de processos automáticos? Praticamente impossível.

Por isto as empresas investem na automação, que resulta em oferecer conforto aos seus clientes e segurança nos dados e informações.

Você pode estar se perguntando o que tudo isso tem a ver com o seu controle de abastecimento, acertei? Nós respondemos: tudo!

Continue lendo nosso texto e entenda o por quê seu controle de abastecimento pode estar em risco!

A importância do controle de abastecimento

As empresas passam por um grande desafio: as margens estão cada vez mais reduzidas e, por conta disso, as informações precisam estar acessíveis em tempo real.

Além disso, infelizmente, ainda há negócios que precisam lidar com problemas comportamentais e de ética entre alguns colaboradores.

Por isso, é de fundamental importância que o processo de abastecimento das frotas sejam realizadas de forma organizada.

A competitividade no mercado depende muito dos controles e das decisões e ações tomadas no tempo correto, evitando-se aquisições precipitadas ou ainda o tão famoso sufoco da falta de combustível por um erro no processo de compras.

As grandes companhias que trabalham com frotas normalmente possuem sistemas de controle de abastecimento integrados com o sistema de gestão da empresa.

Mas, muitas empresas ainda trabalham com controle de abastecimento manual, como o preenchimento de planilhas para esse fim.

É evidente que ambos cumprem o seu papel: controlar o abastecimento da sua frota. Por que, então, implantar um sistema de controle de abastecimento automatizado? São alguns aspectos que precisam ser analisados para termos a resposta para este questionamento:

Ganho de rapidez e eficiência

Tudo fica mais fácil quando existe uma programação de abastecimento onde os operadores e a área de manutenção saibam antecipadamente:

• quais veículos precisam ser abastecidos,
• quais devem trocar de óleo,
• quais precisam de uma manutenção preventiva,
• qual a quilometragem prevista da viagem,
• quais as médias de consumo de todos os seus veículos,

Também tudo fica mais simples quando computadores e equipamentos de alta tecnologia controlam automaticamente o abastecimento, como no caso de sistemas de gestão automatizada, que evitam o desperdício e possíveis fraudes.

Infelizmente, quando o controle de abastecimento não é integrado aos diversos setores envolvidos na operação de forma automatizada, as fraudes são mais fáceis de serem aplicadas.

Dentro dos sistemas de abastecimento, a cada alimentação do sistema, a informação fica disponível imediatamente a todos os envolvidos no exato momento da ocorrência das ações.

Portanto, as informações estatísticas e de avaliação estão sempre disponíveis, o que possibilita a qualquer momento decisões e intervenções.

Maior segurança em relação às informações

A automatização na operação de abastecimento auxilia a todos os envolvidos, uma vez que tudo é programado com antecedência e os processos são controlados por um equipamento que garante a segurança.

O operador da bomba sente-se tranquilo, pois sabe antecipadamente quais são os veículos, motoristas e a quantidade a ser abastecida.

O motorista também fica confortável em saber que tudo ocorre de forma automática e possíveis esquemas e infrações são facilmente localizadas a partir dos processos automatizados, o que não incomoda, pelo contrário, protege os bons colaboradores.

A área de controle também trabalha melhor, pois possui excelentes ferramentas de apoio aos processos, onde a qualquer momento pode consultar, avaliar ações e investigar com precisão problemas que possam estar acontecendo.

A gerência da operação, a partir de processos automatizados e de uma equipe bem treinada, trabalha focada em melhorias estruturais, aperfeiçoamento e qualidade dos serviços prestados, pois efetivamente consegue controlar o cotidiano de forma simples e clara por meio de  relatórios automatizados.

E finalmente, os sócios conseguem respirar, pois todos os dados e todas as ações estão registradas em base de dados que podem ser avaliadas a qualquer momento.

E, a partir da segurança gerada pelos processos automatizados, podem e devem avaliar o crescimento da empresa, novos serviços e estudar o mercado e suas potencialidades.

A utilização de planilhas

Calma! Não estamos falando que as planilhas não podem ser utilizadas no seu controle de abastecimento.

Elas, sem dúvida alguma, são ótimas opções para análises estatísticas, inclusive, possuem gráficos que permitem uma visualização muito interessante do negócio.

Porém, a alimentação da planilha passa por um processo que sofre grande chance de erros, vamos avaliar:

• o operador precisa registrar os dados do abastecimento em planilhas de papel;
• esses dados são enviados através de um malote para o setor administrativo da empresa;
• os dados são inseridos manualmente no sistema ERP;
• só então os dados podem ser analisados.

Temos que admitir que, em algum momento do processo, podem ocorrer erros com troca de números, falta de entendimento da caligrafia no papel, digitação errada e todo tipo de problemas que uma planilha não consegue resolver.

Além disso, é muito fácil que uma planilha — ou parte dela — seja extraviada por danos ao computador ou até mesmo por um erro humano.

Assim, algum dado importante pode ter sido perdido.

A exclusão de uma pasta, o erro em alguma fórmula e até mesmo a exclusão de linhas inviabilizam uma análise dos dados e o fator segurança é colocado em xeque.

Já um sistema automatizado faz com que os dados da bomba sejam repassados imediatamente para a base virtual, através de um sistema de  Cloud Computing, sem erros, sem digitação e sem interpretações duvidosas, pois o que ocorreu na prática fica registrado no sistema, com backup que garante a segurança dos seus dados.

Assim, seus números e seus colaboradores ficam protegidos de qualquer possível falha humana.

É comum que, ao fazer o controle de abastecimento por planilhas, certos questionamentos sejam feitos em algum momento:

• Que número é esse que está anotado? Um 6 ou um 8?
• Será que o meu colaborador anotou corretamente?
• Será que a data e o horário estão corretos?

Problemas de interpretação ou de coleta de dados custam tempo, recursos humanos e por vezes desavenças entre o seu time interno.

Resumidamente: as planilhas funcionam, mas para isso não pode existir erro, o que, convenhamos, é praticamente impossível.

Simplifique!

O mundo conectado, a utilização de recursos tecnológicos, a velocidade das informações e a tomada de decisão baseada em dados e informações são fundamentais para o sucesso de qualquer operação.

A aquisição de soluções tecnológicas não são gastos e sim investimentos, pois a tecnologia é ferramenta imprescindível para a organização e o crescimento do seu negócio.

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