Gestão de Abastecimento: Automação x Manual

A automação na gestão de abastecimento da frota de veículos traz muitas dúvidas, principalmente quando comparada com a forma manual. Isso porque o controle do abastecimento interno tem muita importância para as empresas de transporte, construção civil ou mineração, por exemplo. 

Os custos com combustíveis representam uma parte considerável das despesas no fim do mês. Sendo assim, a administração do estoque do insumo tem relação direta com a saúde financeira a curto, médio e longo prazo das empresas. 

Diante deste contexto, os administradores enfrentam um desafio no momento de escolher a forma de executar a gestão de abastecimento interno. 

Neste texto, iremos detalhar a diferença entre o controle manual e a automação inteligente.  Assim, você poderá compreender, de forma detalhada, quais aspectos considerar na hora da decisão. 

Limitações na Gestão Manual de Abastecimento

Mesmo com as novas soluções na gestão de abastecimento, alguns gestores ainda preferem a opção manual. O controle de estoque de combustível, neste formato, é bastante tradicional, uma vez que utiliza as planilhas, no entanto, é ultrapassado. 

Todas as informações necessárias para gestão, como o responsável pelo abastecimento, o veículo, a quantidade de combustível, o horário e o dia, são preenchidos manualmente. Após anotados, os dados são repassados para as plataformas de controle interno. 

Em um primeiro momento, o método parece atender às necessidades na gestão de abastecimento interno. Contudo, mostra limitações importantes. 

Como o processo depende do preenchimento de uma planilha, de modo manual, ele provoca a falta de segurança nos dados coletados. Até porque qualquer pessoa pode manipular as informações marcadas no documento. 

Aliás, este é somente um dos problemas da gestão manual do abastecimento que, com certeza, irá impactar na saúde financeira da empresa. Conheça outras limitações do formato de controle interno.

Insegurança nos Dados Coletados

Um dos grandes problemas na gestão de abastecimento manual é a insegurança dos dados coletados. Como mencionado na parte anterior, as informações são preenchidas em um documento e depois transferidas para sistemas ERPs. 

Essa prática pode provocar muitos problemas no monitoramento dos dados. Primeiro, como as informações são coletadas de forma manual, aumenta a chance de um erro humano acontecer. 

E, neste tipo de situação, um número pode ir para a planilha de modo inelegível. 

Segundo, o documento fica em uma prancheta e é preenchido manualmente. Infelizmente, pode acontecer de molhar ou sujar as folhas do arquivo, o que irá prejudicar a leitura dos dados. Por último, pela facilidade na manipulação das informações coletadas, será mais difícil controlar, com segurança, o estoque de combustível. 

Desvios e Furtos de Combustíveis

Infelizmente, as empresas com abastecimento interno de combustível são vítimas de desvios e furtos. Uma das causas do problema é a gestão manual, pois permite que qualquer pessoa possa abastecer o veículo. Mais uma vez, o estoque do insumo ficará exposto. 

Imprevisão Orçamentária 

Tanto a insegurança nos dados coletados como os desvios e furtos de combustível irão provocar imprevisão orçamentária. E, neste contexto, será um desafio manter a saúde financeira da sua empresa. 

Lembra os dados preenchidos à mão em um documento? Feito por qualquer pessoa, que pode fraudar a quantidade de combustível ou o veículo abastecido?

Então, como a empresa vai organizar o planejamento anual de gastos com o insumo? O investimento necessário para manter o estoque de combustível sempre será uma surpresa, aliás, bastante indesejada. 

Desta forma, o controle de abastecimento manual resultará em estratégias falhas na compra de combustíveis e gestão da frota. 

Impacto da Automação na Gestão de Abastecimento

A automação na gestão de abastecimento permite ao gestor administrar todo o ciclo do combustível. Desde a entrada até a saída do insumo do tanque. Com ela, é possível compreender a utilização de cada gota, evitando desvios ou furtos, além da insegurança no controle dos dados. 

Por isso, é a melhor solução para um controle adequado do estoque de combustível interno. Mas quais os benefícios da automação quando comparada ao formato manual? É o que iremos mostrar na próxima parte. 

Segurança nos Dados

A primeira, obviamente, é a segurança total nos dados coletados. A administração poderá controlar quem faz o abastecimento dos veículos de ponta a ponta:  o responsável pelo procedimento e o veículo que recebe o combustível. 

Com a automação na gestão de abastecimento, o gestor tem acesso a uma variedade de informações, como registro de volume, bomba, veículo, frentista, quilômetro e horímetro. Ele terá à disposição a administração completa do estoque de combustível da empresa.

É importante ressaltar que todos os dados coletados, estão disponíveis para acesso em segundos, logo após a finalização do abastecimento. Assim, é possível identificar e resolver os erros com muito mais agilidade e rapidez.  

Além disso, o abastecimento é feito somente após a liberação do Totem, e os dados são salvos com backup em Cloud Computing. Muito mais segurança no controle do abastecimento para a empresa.  

Instalação Simples

É importante citar que a instalação de uma automação na gestão da frota é rápida, sendo concluída em até 3 horas. Desta forma, sua frota poderá seguir circulando normalmente. 

Otimização do Tempo

Agora, uma mudança substancial para a equipe de colaboradores, responsável pela gestão de abastecimento. A automação irá acabar com o preenchimento de planilhas e a necessidade de criação de gráficos. Com a equipe sem a obrigação de fazer as atividades manuais, o foco será trabalhar no planejamento de melhorias na gestão da frota. 

Estoque de Combustível

A automação na gestão do abastecimento permite um controle total do combustível, tanques e estoque. Por exemplo, o sistema gera relatórios de ganhos e perdas dos veículos da frota. 

Assim, é possível desenvolver o planejamento anual de despesas com o insumo, sem qualquer surpresa no caminho.  

Integração e Tecnologia

O investimento na automação irá representar um novo momento no controle de abastecimento do negócio. A tecnologia tem integração com sistemas ERP via Webservice ou importação. 

Para uma gestão completa da frota, a tecnologia também traz integração com sistema de telemetria. Desta forma, é possível conhecer a informação de quilometragem de modo automático. Todos os dados de uso do combustível ficarão disponíveis na palma da sua mão quando e onde quiser. Com tantos impactos positivos, a automação na gestão de abastecimento é a decisão mais correta para qualquer segmento. 

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